办公家具工作分析报告 我所办公家具管理工作遵循固定资产管理制度、家具管理制度等 相关所内管理制度及流程,但是在实际管理工作过程中,仍有需要进 一步完善和改进的地方。为了进一步给科研、生产工作提供良好的办 公环境,主要从以下几个方面进行分析: 一、 工作回顾(2016-2017) 1. 2016 至 2017 年,共计入库家具 2061 项,支出费用 2758463 元。 2. 2016 至 2017 年,报废家具 323 项,支出费用 9268.5 元。 3. 近两年,我部门在管理上做出了如下改变: i. 为了加强管理,修订了《家具管理办法》 ,其中再次明确了 各部门职责。 ii. 形成了家具标准的初稿,根据员工的反应情况,对家具标 准进行动态管理。 iii. 为了规范采购流程,将家具(固定资产部分)申购通过 OA 的形式完成。提高了审批效率。 iv. 为了简化申购流程,将家具维修和家具采购统一改为年度 开口合同,改为订单式管理。 二、 目前所内办公家具管理现状 我所家具主要分为会议桌、 办公椅、 更衣柜、 文件柜、 保密柜、 沙发、工作台、其他办公家具。管理流程包含从申购到处置, 具体流程如下图所示: ?固定资产采用OA申购 ?低值易耗品采用临时申购单申购 申购 招投标 ?根据招投标管理办法,单次资产大于10万元招标 ?低于十万元由物资部进行比价采购 验收入库 ?由家具主管部门、物资部、使用人三方验收 ?由家具主管部门办理入库手续并调整台帐 ?综合管理部共计6个库房 ?每季度进行一次库房盘点 库房管理 ?根据日常出入库情况实时动态更新台帐 ?以年度合同为基础进行家具维修的订单式管理 维修管理 盘点工作 ?每年一次盘点 ?根据盘点结果和制度要求进行台帐调整(如盘盈、盘亏、报废) 1. 账目管理 i. 目前我所办公家具台帐分为三级台帐管理, 分别是财务账、 家具主管部门台帐、各使用部门台帐。其中家具主管部门 台帐主要依赖于固定资产管理软件——佳克软件进行日常 增、删、查、改管理。财务账主要是通过入库单的形式进 行入库。各使用部门台帐主要是各部门通过自己领用的家 具情况进行日常管理。 ii. 以上三本账,财务账和主管部门台帐可以保持一致。但是 各使用部门台帐与财务账、主管部门台帐出入较大,甚至 有些部门未建立部门台帐。 iii. 为了更好地管理,家具主管部门台帐包含固定资产家具与 低值易耗品家具,并且在入库过程中,均纳入佳克软件进 行统一管理。对于在日常工作中因家具申购、借出、报废 等情况而需要进行账目调整的情况,均通过佳克软件进行 家具的动态管理。 2. 库房管理 i. 目前家具仓库根据家具类别、使用状态进行区别(如待维 修、待报废等) ,共有 6 个仓库(老区地下室 3 个、新区地 下室 3 个) ,均由家具主管部门进行管理。 ii. 仓库的出入库动态管理,根据出入库情况调整账目。 3. 申购管理 i. 目前申购工作分为 2 种, 固定资产家具申购通过网上 OA 流 程进行办理;低值易耗品申购通过纸质临时申购单的形式 进行办理。 ii. 我部门对于申购内容的具体情况是通过 EXCEL 的形式进行 记录的,其中包含申购人、申购内容、具体家具尺寸规格 等各字段。如为纸质申购单,我部门会对申购单及相关家 具图纸进行复印存档备查。 4. 入库管理 i. 物资部根据采购合同和发票填写家具入库单,入库单大概 会在家具实际到位后 1-2 个月送达我部门,这期间包括了 使用部门试用时间、厂家开票时间、合同流程时间。 ii. 我部门在收到入库单之后于 1-2 周内办理入库手续,期间 包括了去现场核查该家具是否在现场使用并完好、和记怡情APP,张贴固 定资产标签、登记固定资产台帐的时间。在审核无误后, 我部门会在入库单上签字确认。 iii. iv. 物资部凭确认后的入库单至财务部办理报销流程。 在入库过程中,对于大型家具(如屏风工位、会议桌等) 将会按照部门资产进行入库,记为部门资产;对于小型资 产(如员工转椅、小沙发等)将会按照员工个人资产进行 入库,记为个人资产;对于公共区域的家具(如一号楼大 厅家具)将会按照公共区域资产入库,记为综合管理部资 产;对于根据项目申购的家具(如试验台、防静电椅)将 会按照项目申购部门进行资产入库,记为申购部门资产。 5. 维修管理 i. 我部门于今年组织了年度家具维修招投标,确定了人工和 相关配件的单价。 ii. 我部门根据各部门直接报修或通过新事业公司报修作为工 作输入,为了不影响员工的正常使用,具体维修工作以优 先备货臵换为主。 臵换下来的破损家具暂时存放在库房中, 待数量达到一定程度后,统一通知新事业公司进行维修, 如新事业公司无法维修,将通知厂家进行维修工作。 6. 报废流程 i. 严格执行 《固定资产管理办法》 中对资产报废的相关要求。 7. 退库流程 i. 我部门在修订《家具管理办法》的过程中,新增了《家具 退库表》 , 用于因家具损坏无法使用和暂无使用需求的家具 进行记录,和记怡情APP而且该表也作为修改账目时的依据。 8. 家具标准化工作 i. 在 2016 年初,为了员工在申购过程中更加便利,加强家具 订单式管理, 形成了一份家具标准的初稿并进行了试运行。 在今年八月份,根据员工的反应、家具的款式、集团公司 的文化等多方面考虑,制定了一份新的家具标准,同时把 这份家具标准作为 2017 年家具年度采购合同的家具清单。 最新的家具标准包含 3 个大类(板式家具、椅凳类家具、 铁质类家具) ,___15____个小类,而且对每一项家具进行 了细化,标明了主要部件的材质。在日常的管理工作中, 我部门根据家具的申购频率、新颖程度、质量情况等进行 动态化管理, 对于长期没有申购或者款式已经淘汰的家具, 即使剔除标准;对于款式新颖的家具,经过讨论后列入家 具标准。 三、 目前所内办公家具管理存在的问题 经过不断的改进, 在管理和操作中有所提升, 但是仍有改进空间, 主要体现在以下方面: 1. 账目问题 i. 由于历史原因及多年管理不严,导致目前我所家具账目不 清晰。 ii. 在 2014-2015 年,为了摸清家底,原经营计划部组织过一 次全所资产盘点,那次盘点是近几年较为全面的一次资产 盘点工作,其中涉及了固定资产与低值易耗品、财务账、 实物账、部门账。但是那次盘点在最终数据汇总的时候, 由于账目的丢失、部门的合并,导致未能有任何结果。自 此之后,未能在组织起如此全面的资产盘点工作。 iii. 在一些老式家具使用过程中,尤其是老区,有很多虽然在 财务账以折旧为 0,但是实际还在使用的情况。这批家具 因长年使用的原因,在加之当年的管理不规范,会出现很 多账目虽然存在, 但是现场家具无标签或无法匹配的情况, 导致在今天进行账目比对的过程中造成很大困难。 iv. 随着各项管理制度的颁布, 随意丢弃家具的情况有所减少, 但是至今仍有员工破损的家具未经报修就扔到地下室,特 别是员工转椅,由于体积小不易发现,经常被员工私自处 理,在盘点过程中很难进行对账。 2. 申购问题 i. 家具的申购是根据固定资产和低值易耗品的不同而分为 OA 申购和纸质申购两种。但是在实际操作过程中较为繁琐, 经了解,大部分员工的反馈是在老区办公的同事来新区送 纸质申购单不方便,在相互交收的过程中还存在丢失的风 险。而且纸质申购单在付家具图纸上不太方便,还需要单 独打印在粘贴。 3. 供应商管理问题 i. 根据制度分工,综合管理负责家具的招投标工作。但是在 实际招投标过程中,前来应标的厂家越来越少,经常会出 现求着别人应标的情况。经了解,发生该问题主要是我单 位付款速度非常缓慢,最快的付款流程需要三个月,但是 在实际的付款过程中,早已超过三个月。 4. 入库问题 i. 整个家具入库流程,只对由部门申购的家具进行入库,其 他家具不包含在内。但是随着所内业务量增加,基建与家 具相结合的环境改造项目增多,许多基建改造项目内的家 具不包含在入库范围。 5. 管理问题 i. 自从上次家具盘点账目丢失以后,没有进行过资产盘点。 导致目前家具台帐混乱。 6. 员工认识方面 i. 我所员工缺乏对资产的重视和认识, 受到传统观念的影响, 大部分员工对资产管理没有充分的认识, 在家具管理方面, 资产的奖惩与实际工作没有相结合,这也是很多员工会私 自把一些不用的家具丢弃至地下室的主要原因。 四、 对存在问题的改进建议 1. 开展资产清查,摸底家具实物状态,实现账物一致 i. 确定基准日,明确本次盘点目的是摸清家底,实现账物一 致,因此本次盘点不因账物不一致而做出发。 ii. 本次盘点采取无账目形式,进行现场实物的盘点。对于各 部门的盘点情况应当场进行签字确认。 iii. 在部门确认签字后的三个工作日内进行实物账、财务账的 比对,将比对结果由各部门领导再次确认后留存作为部门 账。 iv. 各部门盘点结束后,对于出现的盘亏情况,按照年代、破 损情况进行统一处理。对于盘盈情况,核实原因后统一入 账。 v. 对于因基建改造而采购的家具,根据改造地点的不同进行 盘盈工作。因各部门需求进行改造的,资产纳入各部门资 产;因公共区域需求进行改造的,统一纳入综合管理部资 产。 vi. 将现有家具资产中部门名下的资产尽可能转移到员工个人 名下, 用以增强员工责任心, 以达到减少家具丢失的目的。 2. 将固定资产申购和低值易耗家具申购均采用 OA 流程进行,提 高工作效率。经了解,虽然没有制度要求固定资产和低值易耗 家具必须要分开申购, 但是为了避免出现申购一个椅子也需要 所领导审批的情况,才会出现两种申购方式。经过和固定资产 主管的沟通,认为在今后的工作中有必要合并为一个 OA 申购 流程,而且需要优化流程,对固定资产和低值易耗家具进行筛 选。该工作计划在今年年底的信息化工作预算上提出,相信明 年可以完成优化。 3. 对于供应商管理问题,具体解决措施如下: i. 为了提高供应商积极性,协调相关部门修改付款制度,加 强欠款的付款工作,同时在标书上明确我方付款方式。 ii. 在日常工作中,通过家具展览、兄弟企业推荐等形式,不 断新增供应商,开拓视野,增加供应商可选性。 iii. 根据服装采购和基建采购的付款流程,同时参考过往项目 的付款经验,赋予综合管理部家具采购付款的权利,由综 合管理部直接采购签订合同并付款。这样既可以解决家具 付款慢供应商不配合的情况,又可以解决家具采购过程中 对款式、材质、颜色等主要信息的丢包现象。 4. 加强员工宣传,提高对私自丢弃资产严重性的认识。在实际操 作过程中需要做到以下 2 点: i. 根据之前对账目问题的分析和解决方案,首先明确各部门 的账目,做到部门账、实物账、财务账一致。 ii. 在账物一致的前提下,严格执行固定资产管理制度中奖惩 的相关规定,在日常工作中,一旦发现私自丢弃家具的情 况,就应该按照制度进行处罚。 五、 后续准备开展的工作 1. 制定家具标准 i. 将目前现有的家具标准不断扩充、修订。对于需求量大的 家具列入家具标准; 对于不常用或者已经淘汰的家具款式, 及时剔除。 2. 进行全年家具清查 i. 主要工作内容是盘点每个部门的实物情况,与财务账进行 比对。对盘盈、盘亏的家具进行统一处理。最终,将可以 转移的到个人名下的家具进行统一转移。 3. 待报废资产管理 i. 目前新区老区地下车库均有不同程度的家具堆积情况,对 于已经破损无法使用的家具优先处臵。 4. 家具管理的降本增效工作。 i. 有些家具虽然在财务帐面显示净值已经为 0,但是现场实 物还部分完好,对于这类家具应该经过以下两个过程后, 进行重复利用: 1. 多合一。 用几个部件损坏的家具进行重新组合成一个家 具的形式,节约采购新家具的费用,还避免了员工因为 新家具有气味感觉不适,实现降本增效; 2. 账目记录和调整。 对于上述这一类家具需要做好台帐登 记和管理,明确记录这些家具的安装位臵,同时对于已 经拆散的家具做报废处理。 以免在今后的盘点过程中进 行盘盈。